Dossier Entreprise Assistant(e) d’Agence

Quelle est la dénomination exacte de la fonction à pourvoir ?

Un poste d’Assistant(e) d’Agence est disponible immédiatement pour notre Agence de PANTIN. Le poste est rattaché au Directeur Administratif et Financier et à la Responsable Administrative.

Note importante : Dans le souci d’une bonne gestion des ressources et de votre bien-être personnel, ou éventuellement familial, il est souhaitable que votre lieu de résidence ne nécessite pas de déplacements trop contraignants pour vous rendre sur le lieu de travail.
Votre sens de l’organisation combiné à une volonté inébranlable de respecter les délais concernant le traitement des paies et de la facturation client et fournisseurs, doivent permettre de satisfaire les attentes de nos clients externes mais aussi celles de nos propres collaborateurs, considérés comme des clients internes.

De même, vous effectuez les suivis et les contrôles nécessaires aux différentes opérations de prestations. Vous contribuez également à la tenue des indicateurs QSE, en coordination avec notre Direction technique et Qualité.

Vous assurez également la gestion des dossiers salariés (contrat, avenant, formation, mutuelle, visites médicales, …). Certaines obligations légales étant absolument vitales pour la bonne marche et la réputation de l’entreprise, vous êtes d’ailleurs en contact avec notre Direction des Ressources Humaines basée à Orsay.

Quel est le statut de la fonction à pourvoir ?

Le poste proposé est au statut employé. Chaque poste fait l’objet d’un contrat de travail qui en définit clairement les responsabilités. Le contrat proposé est en CDI assorti d’une période d’essai de deux mois non renouvelables.

Quelle est l’importance du poste dans l’activité globale de l’entreprise ?

Bien que notre pôle administratif d’agence existe et soit opérationnel, nous avons dernièrement souhaité réévaluer son organisation et sa localisation dans le but d’en optimiser la productivité et l’efficacité. La qualité de nos services, notre capacité d’adaptation, notre rigueur et notre réactivité ont toujours été notre fer de lance et ont favorisé notre développement ininterrompu depuis 25 ans. Ces principes et qualités doivent également s’exprimer en permanence au cœur de nos activités administratives qui représentent les rouages essentiels de notre relation client, que celle-ci soit externe ou bien interne.

Malgré notre position de marché satisfaisante, nous ne perdons jamais de vue qu’une fois un client acquis, le plus difficile est de le conserver actif et dans de bonnes dispositions. En effet, notre valeur ajoutée réside dans notre aptitude à fournir une qualité de service réelle et surtout constante à nos clients. Cet état d’esprit s’applique aussi aux clients internes que sont nos propres collaborateurs. Or, vous le savez, des erreurs de facturation, de paie, des omissions à caractère légal ou sécuritaire, peuvent avoir un impact désastreux sur notre image voire notre réputation.

C’est pourquoi votre activité est cruciale pour l’efficacité de nos missions et l’aboutissement de nos ambitions. Il est donc évident que vous contribuez directement à notre expansion, à notre image et à notre réussite.

Quelles sont les attentes du poste, en termes de résultats, ou encore, quelle est la valeur ajoutée que doit générer la fonction ?

Au sein de KS SERVICES, nous raisonnons fondamentalement résultats. Vos objectifs sont de plusieurs natures, chacun contribuant de façon séquentielle à la réalisation de l’ensemble. Voici quelques exemples de résultats attendus :

• Une équipe soudée, efficace et professionnelle qui réalise des tâches administratives conformes aux procédures, ne nécessitant pas de corrections et réalisées dans les temps.
• Des affichages règlementaires conformes, mis à jour et disponibles.
• Des dossiers salariés à jour, renseignés avec précision et sans erreurs, qui génèrent une excellente traçabilité des informations.
• Des données et variables de paie traitées dans les temps et avec justesse.
• Des instructions et directives RH et DAF qui ne nécessitent pas de relance et accomplies avec exactitude.
• Des factures traitées dans les temps et sans erreurs.
• Des responsables de sites et collaborateurs qui respectent les procédures de l’entreprise et qui remontent les informations dans les temps.
• Des factures fournisseurs vérifiées et transmises dans les délais, qui permettent des paiements aux dates prévues et qui contribuent à notre image.
• Des activités et charges de travail idéalement planifiées et réparties au sein de l’équipe administrative et qui contribuent à l’efficacité et à l’absence de stress.
• Des remontées d’informations fournies rapidement et sans déformation, permet- tant une bonne anticipation dans la résolution des situations.
• Des indicateurs et des taux de conformité améliorés qui ne descendent pas en des- sous des seuils à minima établis.
• Des systèmes d’informations optimisés qui contribuent à la bonne marche de l’activité.

D’autres types de résultats sont aussi attendus. Par exemple ?

• Coordination : une transmission des informations est attendue de manière formelle et régulière.
• Développement relationnel : la notion d’équipe et d’ambiance de travail étant vitale chez KS Services, il est donc attendu un réel développement de la confiance et du relationnel auprès de l’ensemble des collaborateurs.
• Développement et entretien de l’image KS Services : de par votre fonction vous êtes souvent l’un(e) des interlocuteurs (trices) du client. Vous devenez ainsi un(e) ambassadeur(drice) de notre société. Votre professionnalisme et votre attitude doivent alors refléter notre volonté et notre aptitude à offrir les meilleurs services sur le marché.

Sur quels critères les résultats de la fonction sont-ils mesurés ?

D’une façon générale, les résultats sont mesurés par des critères quantitatifs tels que :

• Le nombre de pièces administratives traitées sans erreurs et dans les délais.
• Le nombre de dossiers de paie transmis dans les temps et sans erreurs.
• Le taux de procédures respectées et appliquées.
• Le nombre d’erreurs de facturation clients identifiées sur la période sur le nombre total de factures émises.
• L’écart sur le plan des conformités règlementaires.
• Le nombre de factures fournisseurs contrôlées et transmises sans erreurs.
• Le nombre de factures clients réglées à l’échéance prévue.
• Le taux de conformité des sites sur le plan social.
• L’adéquation de la paye mensuelle.
• Le respect des délais des publication et informations internes.
• Nous suivons aussi un certain nombre de critères qualitatifs, permettant d’évaluer par exemple :
• Le niveau de qualité dans le relationnel
• Le niveau de coordination avec les services complémentaires (DRH, DTQ etc.).
• Votre sens de la solution plutôt que du problème.

Note importante : chez KS Services, à l’inverse de nombreuses entreprises, nous utilisons toujours l’analyse des résultats comme un support au développement professionnel et personnel, et jamais comme un ‘‘bâton’’.

Nous ne jugeons jamais un collaborateur trop hâtivement. Pour faire face à d’éventuelles baisses de performances susceptibles de survenir, nous disposons en interne d’un certain nombre d’outils de formation et de coaching ainsi que des managers de grande qualité pour vous aider.

Nous proposons alors si besoin est, les actions correctives et les périodes de formation nécessaires pour remédier à la plupart des situations que vous êtes susceptibles de rencontrer. Votre détermination, votre bon sens et votre travail feront le reste.

Quelles sont les actions quotidiennes et les responsabilités précises de la fonction pour obtenir les résultats attendus ?

1. Gestion des personnels (avec le support de la DAF et de la DRH)

Sous la supervision de votre responsable hiérarchique, vous effectuez les actions suivantes :

• Préparation des éléments variables de paie et le contrôle des bulletins, suivi des formalités liées aux entrées/sorties de personnel, relations avec les organismes sociaux, gestion des dossiers du personnel, suivi des absences
• Gestion des contrats : DUE, période d’essai, avenants.
• Gestion de la mutuelle : affiliation, résiliation, déclaration longue maladie, accident du travail, prime de naissance.
• Paies : gestion des acomptes, gestion des relevés d’heures, congés payés, réduction du temps de travail, heures bonifiées et autres absences, saisie des paies et mouvements du personnel sur le logiciel
• Suivi du registre médical, suivi des arrêts de travail, suivi pour longue maladie.
• Accident du travail : déclaration et suivi.
• Visite médicale : embauche, reprise, prérequis, suivi biannuel.
• Formation : inscription, renouvellement, dossier AGEFOS, planning prévisionnel des sessions.
• Obligations : Déclaration mensuelle des effectifs, registre du personnel.
• Gestion des personnels intérimaires : contrats, relevés d’heures, suivis des entrées et sorties.

2. Gestion administrative des prestations (en support de la DAF et de la DRH)
   • Clients : facturation sur logiciel ADV, récapitulatif mensuel.
   • Fournisseurs : validation et enregistrement des factures, suivi des litiges.
   • Affichage obligatoire sur sites et au sein de l’agence : contrôle, alerte, création, mise à jour et transmission à la DRH des affichages obligatoires.
   • Contrat maintenance : suivi des contrats de maintenance pour matériels en location.
   • Commandes : EPI et vêtements de travail, fournitures de bureau, divers.
   • Suivi de la flotte automobile (demande d’assurance à faire auprès de la DAF pour chaque nouveau véhicule, communication auprès de la DAF de chaque changement de titulaire de véhicule, alerte à la DAF pour chaque fin de contrat de location…).

3. Gestion QSE (pour le compte de la DTQ)

• Statistiques accident du travail : suivi mensuel
• Tenue des indicateurs et tableaux de bord : recrutement, fournisseurs, marge, objectifs.
• PQS prestation : mise à jour des suivis des personnels sur site (FISP), flotte des matériels et véhicules, récapitulatif habilitations et formations.

4. Divers

• Accueil téléphonique et physique.
• Tri du courrier et dispatching.
• Classement général et archivage.

• De même, l’Assistant(e) d’Agence effectue les actions suivantes (liste non exhaustive, l’essentiel étant d’obtenir les résultats attendus).
  • Montre sa capacité à travailler avec l’ensemble des services concernés et maintient la culture de l’entreprise en matière de respect des délais et de fiabilité des don- nées.
  • Est force de proposition en matière d’optimisation organisationnelle et administrative.
  • Respecte les consignes et applique la politique générale de KS Services, ce sans dévier ni créer d’exceptions avant en avoir référé à sa Direction.
  • Élabore des plans visant à développer son efficacité.
  • Se fixe des objectifs et mesure les résultats.
  • Collecte et remonte toutes les informations sensibles nécessaires au service.
  • Applique de façon standard les procédures relatives à son activité.
  • Respecte l’organigramme de la société en s’adressant aux bons interlocuteurs.
  • Assiste et participe aux formations internes.

Quels sont les critères de compétences requis pour assurer le succès de la fonction ?

Bien sûr, les diplômes sont importants, mais nous ne les considérons pas comme un critère indispensable à la réussite. A nos yeux, le certificat le plus important reste celui de la Volonté et de l’Ambition que vous êtes le/la seul(e) à pouvoir vous décerner. Vous disposez par exemple d’un des cursus suivants, assorti d’au moins deux ou trois années d’expérience :

• Formation Bac+ 2 (BTS/DUT GEA, comptabilité, Gestion des PME, etc.) ou formation supérieure en gestion/administration d’entreprise.

ATTENTION – LIRE ATTENTIVEMENT

Vous devez néanmoins posséder plusieurs critères vitaux afin d’éviter de vous retrouver dépassé(e) par la nature du travail à effectuer et ainsi échouer dans la fonction. L’expérience nous a démontré que vous et nous courrons tout droit à l’échec en leur absence. Nous attirons donc tout particulièrement votre attention sur ces critères principaux dans lesquels vous devez impérativement vous reconnaître :

• Une première expérience réussie dans une activité similaire, idéalement dans une société de taille comparable est requise.
• Une bonne pratique des activités liées à la paie, des connaissances de base en droits des affaires et du travail (obligations sociales, aspects contractuels, etc.), et une bonne compréhension de la comptabilité générale sont vitales.
• Une excellente pratique des outils informatiques bureautiques (Pack Office) est vitale. Celle d’un système de gestion de type ERP sera appréciée.
• Une facilité d’élocution irréprochable, assortie d’une très bonne maîtrise de la langue française parlée, mais aussi écrite.
• Vous avez un goût prononcé pour les chiffres, l’organisation, la rigueur, et possédez un véritable sens du service assorti d’une excellente capacité de gestion des priorités.
• Une attitude posée et la ‘‘vivacité d’esprit’’ adéquats pour gérer des communications ‘‘sensibles’’ sans se laisser submerger, par exemple en cas de litiges. L’humour est un plus.
• Vous appréciez être force de proposition et de coordination et ne craignez pas les environnements exigeants.
• Vous appréciez une culture PME avec ses bons côtés : l’autonomie, la connaissance de tous les rouages de l’entreprise, l’intégration permanente aux processus de décisions, et ses impératifs : la polyvalence, un sens des responsabilités majeur, etc.
• Vous recherchez véritablement un poste polyvalent nécessitant rigueur, dynamisme, réactivité et autorité.

Quelle est l’importance du travail en équipe et de la coordination des efforts liés à la fonction ?

Elle est fondamentale. Dans le travail, la notion d’autonomie de nos collaborateurs est très importante à nos yeux mais nécessite une bonne coordination quotidienne avec l’encadrement pour être préservée. Au-delà de la notion de ‘‘travail individuel’’, nous raisonnons aussi effort de groupe.

D’autre part, travailler dans un environnement serein, entouré de personnes dignes de confiance et sur lesquelles l’on peut compter est un facteur de réussite professionnelle et personnelle fondamental. Au sein d’une bonne équipe soudée et loyale, nous nous sentons plus en sécurité et nous sommes bien plus productifs que lorsque nous sommes soumis à des pressions hiérarchiques inappropriées ou bien confrontés à des relations conflictuelles.

L’environnement d’entreprise et l’ambiance qui y règne sont de grandes sources d’épanouissement et nous y sommes très attachés.

L’esprit d’équipe est donc un ‘‘Must’’.

Quelles sont les qualités professionnelles, de personnalité et de comportements requis pour assurer le succès de la fonction ?

Qualités professionnelles

• Aptitude à gérer les priorités afin d’éviter les dispersions dans le travail quotidien.
• Aptitude à organiser.
• Capacités de coordination et de transmission d’informations.
• Capacités analytiques : vous devez transmettre des données fiables à vos responsables, de manière à ce qu’elles soient utilisables.
• Connaissance requise de l’informatique bureautique, spécifiquement les applications sous Windows™, permettant d’améliorer la productivité. (Word, Excel, messagerie électronique).
• Sens aigu du relationnel. Capacité d’instaurer un climat de confiance avec les clients et avec les collaborateurs.

Qualités de personnalité et de comportement

• Grande persistance dans l’effort.
• Bon esprit de jugement et capacité à évaluer correctement les situations du client, ainsi qu’un grand sens des responsabilités.
• Enthousiasme et volonté de construire pour l’avenir.
• Ambition, et désir de développer une carrière plutôt que de simplement gagner un salaire.
• Présentation professionnelle, conviviale, propice au développement de la confiance.
• Grand esprit de service – la notion du client satisfait est reine !
• Sincérité dans les propos et ouverture d’esprit.
• Communication ouverte et franche.
• Attitude positive, et créativité, face aux difficultés et à l’inattendu.
• Tolérance et flexibilité de caractère.
• Aptitude à se remettre en question et volonté de s’améliorer.

Quel impact peut avoir une bonne ou une mauvaise décision émanant du titulaire du poste sur l’ensemble de l’entreprise ?

Cet impact est évidemment potentiellement important. Les erreurs et les dépassements de délais engendrent des frustrations chez tous les interlocuteurs concernés.  Il est par exemple établi qu’une facturation erronée est la cause première de situation conflictuelle entre un client et son fournisseur. Or, dans les conditions de marché actuelles, mieux vaut éviter ce type d’erreur.

Un client mal géré ou mécontent, refusera purement et simplement notre collabo- ration et ne nous donnera pas une seconde chance. Nous sommes particulièrement sensibles aux notions de satisfaction client aussi bien dans le département de l’administration des ventes que dans toute l’entreprise.

D’autre part, des erreurs sur la paie entament la confiance de nos salariés, affectent   la qualité de notre relation avec ces derniers, et compromettent notre réputation in- terne. Une solide organisation basée sur des procédures mais aussi un contrôle de toutes les étapes est donc fondamental. Notre volonté de maintenir un leadership incontesté au niveau national passe par un sens des responsabilités très développé et une volonté farouche de tenir nos engagements auprès de nos clients et salariés.

Quel est, globalement, le type de rémunération proposé, lié à la fonction concernée ?

Le salaire de base annuel peut varier entre 25 000€ et 30 000 € bruts en fonction de votre âge, de votre expérience ou d’autres critères. Nous offrons également une prime qualité attribuée selon certains critères d’évaluation.

Quels sont les autres avantages du plan de rémunération ?

Vous bénéficiez également :

• D’un plan de participation impliquant chaque salarié.
• D’une politique de mutuelle avantageuse.
• D’une indemnité de panier repas.
• De chèques Comité d’Entreprise (ex : cadeaux, vacances, mariage, rentrée scolaire).
• D’une prise en charge partielle de votre titre d’abonnement transport public.
• D’un service social à votre écoute pour vous aider dans vos démarches

Les détails de ce plan de rémunération seront éventuellement développés lors de votre entretien.

Quel est le programme de formation et d’intégration prévu, dans le cadre de la fonction

Dès votre arrivée, nous vous aiderons à vous familiariser avec nos activités et vous montrerons les différentes ficelles du métier.

Selon une organisation finale qui sera définie en fonction du calendrier, vous rencontrerez également l’Agence de Strasbourg et l’Agence Lyonnaise pour la phase d’intégration et de formation.

Puis, à l’issue de votre période d’essai, vous prendrez le temps de circuler dans l’entreprise et de faire connaissance avec l’ensemble des services centraux (DQO, DRH …) Il est donc nécessaire de prévoir deux ou trois déplacements dans les premiers mois couvrant environ 3 à 4 jours, en fonction et respect des règles sanitaires en vigueur.

En dehors de cet aspect intégration, il n’est prévu aucun déplacement fréquent ou régulier lié à vos fonctions. Très occasionnellement, il peut vous-être demandé de vous rendre sur l’un de nos sites pour un court séjour lié à l’occasion d’un évènement ou d’une formation.

Vous démarrez votre mission immédiatement, mais avec des gradients appropriés, afin de ne pas vous retrouver submergé(e). Tout au long de votre programme d’intégration, vous serez épaulé(e) dès le départ par votre Responsable hiérarchique, mais aussi par les responsables de nos services transversaux, à savoir DRH et Direction Qualité-Sécurité et leurs équipes.

L’aspect stratégique de votre succès étant de taille pour l’entreprise, notre ambition est vous accompagner régulièrement, durant les premiers moments, afin de vous sou- tenir et de vous encourager. Notre volonté est véritablement de rendre votre travail plus facile, plus agréable et de vous fournir les moyens de votre réussite.

La fonction présente-t-elle une possibilité d’évolution au sein de l’entreprise ?

Nous recherchons des personnes ambitieuses, et de ce fait, nous sommes par conséquent conscients que nous devons pouvoir vous offrir un avenir, et pas seulement ‘‘du travail’’. La porte est donc grande ouverte à votre développement professionnel et personnel. Une fois au sein de la société, vous pourrez constater qu’il existe de nombreux exemples d’évolutions internes significatifs. Néanmoins, vous devez être égale- ment conscients qu’au sein d’une PME, cet avenir dépend essentiellement de vous.

Si vous cherchez à rejoindre un groupe dynamique et développer une carrière orientée vers la gestion administrative et son management, tout en bénéficiant du support et du savoir-faire que nous vous offrons, vous pouvez assurer votre avenir au sein de KS SERVICES.

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