Chargé(e) de Planning

Quelle est la dénomination exacte de la fonction à pourvoir ?

Important : en tant que prestataire de services externalisés, la plupart de nos collaborateurs nous représentent « in situ » au sein même des sites de nos clients. Notre première vocation étant de les accompagner, vous êtes un des premiers ambassadeurs de notre société.

Votre premier rôle consiste à gérer au quotidien le Planning de nos prestations accueil et services généraux.

Grâce à nos Polyvalents et Vacataires, vous devez détacher notre personnel formé dès la connaissance d’une absence et organiser les remplacements planifiés. Pour mener à bien cette mission, vous travaillez en alternance 2 semaine sur deux de 7h00 à 15h00 puis de 9h00 à 17h00. Vous êtes doté(e) d’un smartphone PRO pour l’astreinte du soir jusqu’à 19h00

Votre second rôle consiste à assurer des missions administratives pouvant être très variées, telles que :

• Réceptionner, enregistrer et suivre les demandes de congés des collaborateurs
• Assurée le booking des congés (en lien avec le recrutement)
• Gestion des personnels intérimaires : contrats, relevés d’heures, suivi des entrées et sorties, évaluation
• Répondre aux appels téléphonique et mails et communiquer les informations
• Gestion du courrier et de l’accueil
• Commandes : fournitures de bureau, divers
• Affichage obligatoire au sein de l’agence

Quel est le statut de la fonction à pourvoir ?
Le poste proposé est au statut employé. Chaque poste fait l’objet d’un contrat de travail qui en définit clairement les responsabilités. Le contrat proposé est en CDD assorti d’une période d’essai légale/période probatoire.

Quelle est l’importance du poste dans l’activité globale de l’entreprise ?
Elle est fondamentale. Vous êtes « le premier ambassadeur téléphonique » de notre entreprise auprès de notre personnel et de nos clients pour la partie Planning, le suivi de nos prestations étant encadré par nos Responsables de clientèle et notre Direction. En ce sens, votre attitude et la qualité de votre travail sont des éléments déterminants pour la qualité de la prestation (remplacement de qualité par du personnel formé dans les délais impartis). Vous êtes également responsable de la bonne tenue des dossiers du personnel.

La qualité de nos services, notre capacité d’adaptation, notre rigueur et notre réactivité ont toujours été notre fer de lance et ont favorisé notre développement. Ces principes et qualités doivent également s’exprimer en permanence pour s’adapter aux exigences de nos clients. Or, l’humain est définitivement au cœur de nos préoccupations, car nos collaborateurs représentent les rouages essentiels de notre relation client. En effet, notre valeur ajoutée réside dans notre aptitude à fournir une qualité de service réelle et surtout constante à nos clients. C’est pourquoi votre activité est cruciale pour l’efficacité de nos missions de conquête et l’aboutissement de nos ambitions liées à la satisfaction client.

L’importance de cette fonction étant majeure, il est donc évident que vous contribuez directement à notre expansion, à notre image et à notre réussite.

Quelles sont les attentes du poste, en termes de résultats, ou encore, quelle est la valeur ajoutée que doit générer la fonction ?
Au sein de KS SERVICES AGENCY, nous raisonnons fondamentalement en termes résultats. Vos objectifs sont de plusieurs natures, chacun contribuant de façon séquentielle à la réalisation de l’ensemble. Voici quelques exemples de résultats attendus :

En réalisant avec rigueur, précision et célérité toutes les taches qui vous sont confiées, vous contribuez significativement à l’atteinte des objectifs

• Gérer de manière efficace le Planning
• Être responsable du suivi administratif des dossiers du personnel
• Établir une relation de confiance avec l’encadrement, l’ensemble des salariés de l’entreprise et les clients

Par la qualité de vos échanges avec tous vos interlocuteurs vous contribuez à la bonne image de KS SERVICES AGENCY

• Des salariés et des clients qui se sentent pris en compte.
• Des demandes traitées rapidement et transmis aux bons interlocuteurs
• Une gestion du courrier (réception, distribution, envoi) efficace qui ne génère ni retards ni frustrations.
• Des commandes de fournitures de bureau et des stocks suivis évitant les ruptures.
• Des registres envoyés dans les temps sur site
• Un sens de la hiérarchie respecté
• Des activités et charges de travail idéalement planifiées qui contribuent à l’efficacité et à l’absence de stress.
• Des remontées d’informations fournies rapidement et sans déformation, permettant une bonne anticipation dans la résolution des

Sur quels critères les résultats de la fonction sont-ils mesurés ?
D’une façon générale, les résultats sont mesurés par des critères quantitatifs tels que :

• Votre sens de la solution plutôt que du problème
• La qualité des échanges avec les interlocuteurs internes et externes
• La qualité du suivi des dossiers du personnel
• La qualité de la coordination avec le management KS SERVICES
• Le respect des délais des plans d’action mis en œuvre.
• L’absence de relance

Nous suivons aussi un certain nombre de critères qualitatifs, permettant d’évaluer par exemple :

• Votre réactivité et votre qualité
• Le niveau de qualité dans le relationnel

Note importante : chez KS Services, à l’inverse de nombreuses entreprises, nous utilisons toujours l’analyse des résultats comme un support au développement professionnel et personnel, et jamais comme un ‘‘bâton’’.

Nous ne jugeons jamais un collaborateur trop hâtivement. Pour faire face à d’éventuelles baisses de performances susceptibles de survenir, nous disposons en interne d’un certain nombre d’outils de formation et de coaching ainsi que des managers de grande qualité pour vous aider.

Nous proposons alors si besoin est, les actions correctives et les périodes de formation nécessaires pour remédier à la plupart des situations que vous êtes susceptibles de rencontrer. Votre détermination, votre bon sens et votre travail feront le reste.

Quelles sont les actions quotidiennes et les responsabilités précises de la fonction pour obtenir les résultats attendus ?
Important : les activités mentionnées ci-après donnent un aperçu type de la fonction. Elles ne sont pas exhaustives et peuvent varier selon la nature ou les besoins de l’entreprise cliente. Une définition de fonction précise est donc établie pour chaque cas avant la prise de poste.

• Être Responsable de la bonne gestion de Planning de remplacement de nos salariés
• Assurer la réception des appels téléphoniques et mails de notre personnel et de nos clients, également pendant l’astreinte et agir en conséquence
• Communiquer les changements de planning aux personnes concernés (hôte(sse)s multi sites, clients, exploitation) dans les plus brefs délais, sans précipitation en respectant la procédure convenue
• Savoir anticiper la formation du personnel (hôte(sse)s multi sites, vacataires…) en vue de remplacement (congés, prolongation arrêts maladie…)
• Assurer l’enregistrement, le tri et la répartition du courrier à l’arrivée.
• Assurer l’affranchissement du courrier au départ et l’enregistrement en conformité avec la procédure interne.
• Gérer les envois et les réceptions de documentation (envois des registres sur site).
• Gérer le classement et l’archivage.
• Respecter les consignes et appliquer la politique générale de KS SERVICES AGENCY, ce sans dévier ni créer d’exceptions avant d’en avoir référé à sa Direction.
• Collecter et remonter toutes les informations sensibles nécessaires au service.

Quels sont les critères de compétences requis pour assurer le succès de la fonction ?
Bien sûr, les diplômes sont importants, mais nous ne les considérons pas comme un critère indispensable à la réussite. A nos yeux, le certificat le plus important reste celui de la Volonté et de l’Ambition que vous êtes le/la seul(e) à pouvoir vous décerner. Vous disposez de préférence d’un niveau BAC/BTS ou équivalent et possédez une culture générale suffisante pour être à l’aise et vous exprimer dans tous milieux.

ATTENTION – LIRE ATTENTIVEMENT
Vous devez néanmoins posséder plusieurs critères  vitaux  afin  d’éviter de vous retrouver dépassé(e)  par la nature du travail à effectuer et ainsi échouer dans la fonction. L’expérience nous a démontré que vous et nous courrons tout droit à l’échec en leur Nous attirons donc tout particulièrement votre attention sur ces critères principaux dans lesquels vous devez impérativement vous reconnaître :

• Bac à Bac +3, une première expérience réussie dans une activité similaire est requise.
• Une excellente facilité relationnelle.
• Vous avez un goût prononcé pour l’organisation, la rigueur et possédez un véritable sens du service assorti d’une bonne capacité de gestion des priorités
• Une facilité d’élocution irréprochable, assortie d’une très bonne maîtrise de la langue française parlée, mais aussi écrite.
• Une bonne pratique des outils informatiques, bureautiques (Pack Office) et les systèmes d’information
• Vous avez un véritable sens du service assorti d’une excellente capacité de gestion des priorités.
• Une attitude « zen » et posée et la ‘‘vivacité d’esprit’’ adéquats pour gérer des communications ‘‘sensibles’’ sans se laisser submerger, toujours avec une attitude courtoise. L’humour est un plus.
• Vous appréciez être force de proposition et de coordination
• Vous avez le sens du secret professionnel et respectez une confidentialité totale sur les informations personnelles que vous traitez ou dont vous avez connaissance dans votre travail quotidien.

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