Pour faire face aux nombreux enjeux de KS SERVICES, nous devons bâtir ensemble l’organisation, les process et les outils qui sont essentiels et nécessaires à notre modernisation. Travailler l’ensemble de nos flux est un chantier de grande d’ampleur, qui nous engage fortement pour les prochaines années.
La participation et l’adhésion de tous les collaborateurs est donc cruciale, les méthodes, le « qui fait quoi » et les outils devant être transformés.Une étape majeure de ce projet est prévue pour le premier semestre 2025 et vise à reprendre tout le processus RH en mettant en place un outil de marché qui couvre nos besoins de l’embauche collaborateur à l’édition du bulletin de paie.
Marie Rongione, Directrice Administrative et Financière nous en dit plus.
Des changements concrets sont déjà mis en oeuvre !
Depuis un an, le Groupe KS a commencé́ sa transformation pour permettre un pilotage des activités fiabilisées.
Plusieurs sujets ont déjà été adressés et ont structuré nos activités.
Pour la collecte des temps, une nouvelle feuille d’heure a été implémentée, pour la validation des factures fournisseurs la création d’une GED dématérialisée a été réalisée associé à un outil de validation (TEAMSFACTURE). Le pilotage des activités étant la priorité, la conception d’un outil de gestion, le KS report, a été également un projet clé livré. Nous clôturons désormais nos comptes mensuellement.
« Durant cette période de retournement, dans un contexte économique hostile, la conduite du changement est clé, impliquant bien évidemment la finance mais aussi toute la Direction Générale. »
Marie Rongione, Directrice Administrative et financière.
Un défi de grand groupe !
La priorité 2023 a été d’abord d’organiser l’équipe finance par spécialités pour professionnaliser la qualité de service et gagner en efficacité. Aussi un service paie a été créé distinctement d’un service comptabilité & trésorerie. Avec près de 1 000 collaborateurs, notre entreprise se voit impliquée dans des défis de grand Groupe. Cela a permis de diversifier les équipes en intégrant des personnes nouvelles tout en reconnaissant et valorisant l’expérience des équipes existantes.
Ainsi Katia Lantz, collaboratrice depuis 27 ans a pris la responsabilité du pôle paie et Véronique Andres a été recrutée pour prendre la responsabilité de la comptabilité.
Le second pan prioritaire est l’équipement IT et sa modernisation dans sa globalité. Aussi, en binôme avec Marie Pascale Fayette notre nouvelle Directrice des Systèmes d’Information (DSI), nous avons sécurisé l’existant et avons débuté les travaux d’optimisation de notre ERP. Nous avons migré notre solution en mode SAAS pour sécuriser nos datas financières dès août 2023. Si les sujets pour border l’ERP, sont encore très nombreux et que nous devons garder en tête l’implémentation de la loi de finance en 2026, l’outil prioritaire à changer est notre outil RH.
Avec une équipe projet réduite réunissant les RHs et la paie, nous avons lancé un appel d’offre pour se doter d’un outil de GAP de marché. Le choix du prestataire est prévu pour juin et c’est Laurence Ficat qui est le sponsor de ce projet, aidée de Laurie Zegagh (Cheffe de Projet), Marie Pascale Fayette et moi-même.
Dans le même temps, nous avons commencé la mise à niveau des processus pour renforcer le contrôle interne, en développant de nouveaux outils. TEAMS FACTURE permet ainsi de valider les factures fournisseur de façon plus instruite, CLEEMY permet de saisir et valider les notes de frais, et les interfaçages informatiques de nos flux ont aussi été travaillés.
Tout cela a contribué à la mise sous contrôle des activités en fournissant maintenant un reporting mensuel, « connecté » à la comptabilité.
Nous avons sensibilisé et formé nos équipes, et grâce à l’appui de Jean Marcel Gay notre Directeur National des Opérations, l’adhésion à ces outils se matérialise. L’objectif est de faire de la finance un véritable businnes partner des opérations.
La conduite du changement est donc cruciale, impliquant bien évidemment toute la Direction Générale.
