Dossier Entreprise Correspondant(e) Qualité Sécurité Environnement

Quelle est la dénomination exacte de la fonction à pourvoir ?

Un poste de Correspondant(e) QSE (Qualité, Sécurité, Environnement) est disponible pour notre agence Ile de France. Le poste est rattaché à la Responsable QSE Régionale; la personne recrutée lui rapportera directement.

Note importante : Dans le souci d’une bonne gestion des ressources et de votre bien-être personnel, ou éventuellement familial, nous vous informons que ce poste nécessite de nombreux déplacements sur les sites gérés par l’agence Ile de France, la majorité de ceux-ci se situant en petite et grande couronne parisienne..

Votre premier rôle consiste à être le relais sur le terrain des actions QSE sur les sites de prestation que vous accompagnez, dans le respect du système de management QSE en vigueur dans l’entreprise (système certifié ISO9001 et MASE). Vous devez donc faire preuve de pédagogie et de persuasion pour que les normes définies par le management soient réellement mises en œuvre au sein des sites de prestation que vous accompagnez, et que les équipes en place s’approprient le système.

Votre second rôle consiste à assurer la conformité QSE de nos sites de prestation en :
• réalisant les évaluations des risques professionnels des sites de prestation,
• rédigeant et mettant en place le système documentaire propre à la prestation (modes opératoires, consignes, tableau de bord),
• contrôlant les connaissances QSE des équipes opérationnelles,
• formant nos équipes aux règles comportementales à appliquer,
• analysant les événements survenus (non-conformité, accidentologie),
• assurant la mise en œuvre d’une démarche d’amélioration continue, de contrôles permanents de la bonne réalisation des opérations sur les aspects QSE, d’audits de conformité réglementaire,
• initiant et suivant les plans d’actions de mise en conformité ou de progrès.

Votre troisième rôle consiste à épauler les Responsables Opérationnels des prestations qui nous sont confiées en étant leur conseil interne pour tout ce qui a trait aux domaines QSE.

Votre sens de l’organisation et de la planification, combinés à une volonté inébranlable de respecter les délais qui vous sont Imposés doivent permettre de satisfaire les attentes de nos clients externes, mais aussi celles de nos propres collaborateurs, considérés comme des clients internes.

Certaines obligations légales étant absolument vitales pour la bonne marche et la réputation de l’entreprise, vous devez identifier tout sujet qui ne serait pas géré de façon conforme, afin que des décisions rapides soient prises et des actions mises en œuvre.

Quel est le statut de la fonction à pourvoir ?
Le poste proposé est au statut employé, pouvant évoluer vers un statut cadre. Chaque poste fait l’objet d’un contrat de travail qui en définit clairement les responsabilités. Le contrat proposé est un CDI assorti d’une période d’essai de deux mois non renouvelable.

Quelle est l’importance du poste dans l’activité globale de l’entreprise ?
Malgré notre position de marché satisfaisante, nous ne perdons jamais de vue qu’une fois un client acquis, le plus difficile est de le conserver actif et dans de bonnes dispositions. En effet, notre valeur ajoutée réside dans notre aptitude à fournir une qualité de service réelle et surtout constante à nos clients. Cet état d’esprit s’applique aussi en matière de Qualité et de Sécurité.

C’est pourquoi votre activité est cruciale pour l’efficacité de nos missions et l’aboutissement de nos ambitions. L’importance de cette fonction étant majeure, il est donc évident que vous contribuez directement à notre expansion, à notre image et à notre réussite.

Quelles sont les attentes du poste, en termes de résultats, ou encore, quelle est la valeur ajoutée que doit générer la fonction ?
En développant les postes de Correspondants QSE au sein de KS SERVICES, la Direction souhaite parvenir aux résultats suivants :
• Développement de la culture et de l’implication QSE des collaborateurs des sites où intervient le Correspondant QSE
• Réactivité au plus proche des événements qualité ou sécurité, grâce à une connaissance et à une maîtrise accrue des situations opérationnelles
• Garantie de la conformité réglementaire de la réalisation des prestations grâce à des contrôles aléatoires des formations et autres aspects légaux
• Meilleurs retours d’informations des sites vers la DTQ (ou les autres services centraux KS SERVICES) pour coordonner l’amélioration du SMS-SMQ mais également le fonctionnement global de KS SERVICES
• Amélioration des indicateurs liés à la qualité (réclamations, non-conformités, etc) et à la sécurité (accidents, incidents, situations dangereuses, etc) grâce à des propositions d’actions d’amélioration et de prévention

Au sein de KS SERVICES, nous raisonnons fondamentalement « résultats ». Vos objectifs sont de plusieurs natures, chacun contribuant de façon séquentielle à la réalisation de l’ensemble. Voici quelques exemples de résultats attendus :
• Une équipe QSE régionale soudée, efficace et professionnelle qui collabore de façon efficiente à la réalisation des plans d’actions initiés par la Direction
• Des exigences réglementaires dans le domaine QSE respectées
• Un taux de formation optimal des équipes opérationnelles
• Des événements analysés dans des temps respectant les exigences de nos Clients ainsi que nos exigences internes, et des actions efficaces dans le temps
• Une amélioration permanente de notre fonctionnement QSE
• Des indicateurs QSE qui s’améliorent au fil du temps (accidentologie, non-conformités, etc)

D’autres types de résultats sont aussi attendus. Par exemple :
• Développement relationnel : la notion d’équipe et d’ambiance de travail étant vitale chez KS SERVICES, il est donc attendu un réel développement de la confiance et du relationnel tant au sein de l’agence de Pantin, qu’auprès des sites de prestations, ou encore des différents Services Centraux.
• Développement et entretien de l’image KS SERVICES : de par votre fonction vous êtes souvent l’un(e) des interlocuteur(trice)s du client. Vous devenez ainsi un(e) ambassadeur(drice) de notre société. Votre professionnalisme et votre attitude doivent alors refléter notre volonté et notre aptitude à offrir les meilleurs services sur le marché.

Sur quels critères les résultats de la fonction sont-ils mesurés ?
D’une façon générale, les résultats sont mesurés par des critères quantitatifs tels que :
• Le nombre d’accidents / incidents / non-conformités des sites de prestation la région
• L’avancement des plans d’actions préventifs, et plus particulièrement des actions dont vous êtes le pilote direct
• Le respect des délais de réalisation attendus

Nous suivons aussi un certain nombre de critères qualitatifs, permettant d’évaluer par exemple :
• Le taux de conformité à notre SMQ-SMS des sites de prestation de la région, contrôlé lors des audits internes
• Le taux de satisfaction de nos Clients, exprimés lors de l’enquête de satisfaction que nous réalisons annuellement
• L’évaluation de nos sites de prestations lors des audits externes (Clients, organisme de certification, etc)

Note importante : chez KS SERVICES, à l’inverse de nombreuses entreprises, nous utilisons toujours l’analyse des résultats comme un support au développement professionnel et personnel, et jamais comme un « bâton ».

Nous ne jugeons jamais un collaborateur trop hâtivement. Pour faire face à d’éventuelles baisses de performances susceptibles de survenir, nous disposons en interne d’un certain nombre d’outils de formation et de coaching ainsi que des managers de grande qualité pour vous aider.

Nous proposons alors si besoin est, les actions correctives et les périodes de formation nécessaires pour remédier à la plupart des difficultés que vous êtes susceptibles de rencontrer. Votre détermination, votre bon sens et votre travail feront le reste.

Quelles sont les actions quotidiennes et les responsabilités précises de la fonction pour obtenir les résultats attendus ?
1.Participation à la revue de lancement des nouveaux sites et/ou nouvelles prestations sur site existant

2.Evaluation des risques et plan de prévention
• Réalisation de l’EvRP (évaluation des risques professionnels), y compris analyse environnementale et de ses mises à jour périodiques
• Participation aux réunions de PDP (plan de prévention) / PPSPS organisées par le Client
• Recherche et sélection de fournisseurs des équipements de protection individuelle

3.Système documentaire site
• Collecte de l’ensemble des éléments permettant de constituer le système QSE site (modes opératoires, interfaçage avec le système documentaire Client, mise en place et suivi des indicateurs, …)
• Création des tableaux de bord assurant le suivi des indicateurs QSE
• Rédaction ou validation des documents du système QSE sur la base des informations collectées

4.Analyse des événements (non-conformité, accident, incident)
• Analyse avec les acteurs internes (Responsables Opérationnels, collaborateurs impliqués, témoins) pour détermination des causes et mise en œuvre d’actions
• Organisation, généralement avec la participation du Client, des réunions d’analyses par arbre de cause ou 6 M dans les cas les plus graves ou les plus récurrents, en qualité et en sécurité
• Alerte à la Direction sur l’éventualité d’une action disciplinaire

5.Contrôle et audit
• Réalisation des audits internes selon la planification annuelle définie
• Réalisation au fil des visites sur site de contrôles ponctuels, inspections, visites QSE formalisées, audits « opérations » portant sur la maîtrise du métier et des tâches opérationnelles
• Préparation avec le Responsable opérationnel et les collaborateurs du site des audits Clients ou Clients finaux ou audits de certification
• Participation aux côtés du Responsable opérationnel aux audits (Clients, Clients Finaux, certification)

6.Participation à l’amélioration continue du système QSE
• Accompagnement des Responsables Opérationnels lors de réunions de suivi, dès lors que l’actualité QSE le nécessite
• Accompagnement des Responsables Opérationnels pour la définition des objectifs QSE du site
• Identification et gestion des situations dangereuses
• Participation à la veille réglementaire et normative, en remontant vers le Responsable SSE ou le Responsable Qualité toute information utile dans ce domaine

7.Formations, causeries, sensibilisations
• Formation du Responsable opérationnel au système QSE
• Détermination des actions nécessaires, liées à des exigences réglementaires, et/ou issues des dispositions de notre système de management QSE et/ou issues des événements propres aux sites
• Réalisation des formations internes aux équipes (getes et postures, transport des marchandises dangereuses, zones ATEX, ect)

8.Plans d’actions
• Définition des PA associés aux actions évoquées plus haut (EvRP, analyse environnementale, événements, audits, plan de formation, etc …)

Suivi de la bonne réalisation des PA des pilotes internes et du Client, relances autant que nécessaire, re-planification si nécessaire, enrichissement des informations des PA, etc …

Quels sont les critères de compétences requis pour assurer le succès de la fonction  ?
Bien sûr, les diplômes sont importants, mais nous ne les considérons pas comme un critère indispensable à la réussite. A nos yeux, le certificat le plus important reste celui de la Volonté et de l’Ambition que vous êtes le/la seul(e) à pouvoir vous décerner. Vous disposez par exemple d’une formation Bac + 3, Coordonnateur ou animateur QSE.

ATTENTION – LIRE ATTENTIVEMENT
Vous devez néanmoins posséder plusieurs critères vitaux afin d’éviter de vous retrouver dépassé(e) par la nature du travail à effectuer et ainsi échouer dans la fonction. L’expérience nous a démontré que vous et nous courrons tout droit à l’échec en leur absence. Nous attirons donc tout particulièrement votre attention sur ces critères principaux dans lesquels vous devez impérativement vous reconnaître :

• Une première expérience réussie dans une activité similaire, acquise idéalement chez un prestataire logistique ou dans un domaine exigeant tel que la chimie, la pharmacie ou l’alimentaire
• Une bonne pratique des aspects réglementaires et normatifs du métier
• Une bonne pratique des outils informatiques bureautiques (Pack Office) est nécessaire
• Une facilité d’élocution irréprochable, assortie d’une bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite
• Vous avez un goût prononcé pour l’organisation, la rigueur, et possédez un véritable sens du service assorti d’une excellente capacité de gestion des priorités
• Vous appréciez être force de proposition et de coordination et ne craignez pas les environnements exigeants
• Vous appréciez une culture PME avec ses bons côtés : l’autonomie, la connaissance de tous les rouages de l’entreprise, l’intégration permanente aux processus de décisions, mais aussi ses impératifs : la polyvalence, un sens des responsabilités majeur, des facultés de remise en question et d’adaptation permanente, etc
• Vous recherchez véritablement un poste polyvalent nécessitant rigueur, dynamisme et réactivité.

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