Lorsque l’on parle de facility management, on pense à la gestion des installations. Cette gestion concerne de multiples opérations plus ou moins invisibles et sophistiquées. Parmi les opérations il y a notamment la gestion du courrier. Un pan crucial dans le bon fonctionnement d’une entreprise et qui peut même, quand cette gestion est optimale, représenter un avantage compétitif considérable. Zoom sur la gestion du courrier externalisée et sur ses multiples avantages.
La gestion du courrier, qu’est-ce que c’est ?
Le facility management externalisé se développe de plus en plus dans les entreprises qui y voient un intérêt pour leurs performances. Mais le potentiel de l’externalisation de certaines prestations récurrentes et essentielles à toute société reste tout de même encore trop sous-estimé. C’est par exemple le cas de la gestion du courrier.
Réception du courrier et des colis, affranchissement, distribution des courriers, collecte des lettres, traitement, suivi et archivage des plis et des colis dans différents services et différents sites… La gestion du courrier peut parfois demander une certaine expertise et des ressources et des technologies bien particulières afin d’être effectuée efficacement, et de pouvoir être adaptée aux flux de courrier parfois fluctuants. Miser sur une prestation externalisée permet d’adapter votre contrat de prestation avec du personnel et des logiciels de gestion adaptés à vos besoins spécifiques. Vous pouvez aussi bien payer pour des services de réception et de distribution uniquement, tout comme vous pouvez avoir des besoins quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Faire appel à des équipes spécialisées dans cette prestation peut donc s’avérer judicieux. Au-delà d’être certain de la bonne exécution de la gestion du courrier, c’est-à-dire du traitement rapide de ce dernier, de leur non-perte, etc., l’externalisation de ce service représente également une question d’optimisation des coûts et de compétitivité.
La bonne gestion du courrier entrant comme sortant est en effet étroitement liée à la bonne gestion administrative voire financière de votre entreprise. Elle vise notamment un suivi de près des échéances comptables comme administratives et optimise les échanges avec les différents interlocuteurs de votre société, que cela concerne des fournisseurs, des partenaires, des investisseurs, des comptables, etc.
Économie, productivité, notoriété… pourquoi externaliser la gestion de son courrier ?
Externaliser la gestion de son courrier d’entreprise représente bien des avantages. En premier lieu, il y a bien évidemment la réduction des coûts. Cette dernière est possible grâce à deux principaux facteurs :
- Un personnel mobilisé ;
- Des technologies et des infrastructures déjà existantes.
La gestion en interne nécessite en effet du personnel mobilisé sur cette tâche. Si vous faites le choix de réquisitionner ou recruter des employés dont la gestion de courrier n’est pas la tâche principale, ces derniers ne seront donc pas spécialisés. Dans le cas contraire, embaucher à temps plein des collaborateurs en charge exclusivement du courrier peut être un trop gros investissement dur à rentabiliser.
La gestion des courriers nécessite des outils, technologies et infrastructures bien particulières qui peuvent rapidement représenter un coût conséquent pour votre entreprise. En choisissant un prestataire externe, vous profitez non seulement d’une expertise et de compétences poussés, mais également d’un matériel éprouvé. Selon la taille de votre entreprise, ces derniers doivent être capables de traiter de gros volumes de courriers.
Bonus : il arrive parfois que les prestataires de services de facility management courrier aient des accords préférentiels avec des fournisseurs de services postaux. Vous pouvez donc vous attendre à des économies substantielles sur vos frais d’expédition.
Outre des économies indéniables, le fait d’externaliser sa gestion de courrier est bien souvent synonyme de gain d’efficacité. En misant sur des prestataires externes, vous libérerez un temps précieux pour vos salariés qui pourront alors se concentrer sur leur cœur de métier. La gestion du courrier est en effet un poste extrêmement chronophage et exige un personnel formé pour. Ce dernier, au-delà d’assurer ses missions plus rapidement et efficacement, sera également capable de proposer, si besoin, des suivis et reportings précieux grâce à des solutions de suivi, et d’archivage avancés, à l’instar des équipes de KS SERVICES. Résultat ? On limite les erreurs humaines ainsi que les envois tardifs, voire les pertes de courrier. Externaliser cette prestation, c’est donc avoir un contrôle total sur votre courrier entrant et sortant.
Un autre argument fort ? Le respect de la confidentialité et de la sécurité. En entreprise, les données représentent une préoccupation majeure qui ne peut être oubliée au profit d’une gestion de courrier rapide. Avec des systèmes de sécurité avancés pour garantir que votre courrier est protégé contre toute intrusion non autorisée, vous vous assurez que les informations sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains.
Choisir son prestataire pour la gestion de son courrier …
Choisir son prestataire pour assurer la gestion de son courrier peut s’avérer ardu. Les offres sont nombreuses et toutes ne se valent pas. Le coût de ce dernier ne peut être le seul critère pour faire votre choix.
Il s’agit de choisir un expert fiable, avec des offres modulables, et adaptées à votre activité. Cette personnalisation de votre contrat, c’est ce que vous propose KS SERVICES. Nos équipes assurent une gestion sur-mesure et évolutive de votre service courrier. Notre personnel est qualifié et formé à vos procédures et s’approprient vos objectifs. Dans l’optique d’une amélioration continue de leur prestation, nous assurons un suivi quotidien de nos collaborateurs et effectuons chaque mois un bilan avec eux. Nos agents courrier, encadrés, identifient et numérisent les recommandés, et peuvent vous proposer des plans de progrès.
Qui de la sécurité ? La sécurité doit être un critère majeur. Tâchez de vérifier les protocoles de sécurité mis en place par les partenaires que vous envisagez, pour protéger votre courrier et vos données sensibles. Assurez-vous que le prestataire choisi utilise des technologies de pointe pour le suivi du courrier et la gestion des données.
Enfin, notez que certains prestataires ont des spécialités ou des façons particulières de travailler, qui peuvent faire écho à votre vision. Collaborer avec un prestataire sensibilisé aux enjeux environnementaux peut apporter ou asseoir une dimension RSE notable à votre entreprise. Des prestataires de facility management courrier axent leurs pratiques sur la durabilité et utilisent des pratiques respectueuses de l’environnement pour réduire l’empreinte carbone de la gestion du courrier. Cela peut aider votre entreprise à atteindre ses objectifs en matière de responsabilité sociale et à communiquer sur cet engagement avec des faits concrets.
Pour conclure …
La prestation de facility management courrier est un moyen efficace de rationaliser vos opérations commerciales, de réduire vos coûts, d’améliorer l’efficacité et de garantir la sécurité et la confidentialité de votre courrier. En choisissant un prestataire de facility management courrier de confiance, vous améliorez votre efficacité opérationnelle. Concentrez sur votre cœur de métier et atteignez vos objectifs de manière plus efficace, contactez-nous !
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KS SERVICES, prestataire de logistique sur mesure et des services généraux, pilote et assure votre stratégie d’externalisation
